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　　電子文件整理與歸檔

　　人身保險公司在業(yè)務(wù)處理過程中通過對紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件采取掃描方式形成影像類電子文件。

　　通過質(zhì)檢的影像類電子文件及其他屬歸檔范圍的業(yè)務(wù)處理電子文件應(yīng)按照規(guī)定及時歸檔。

　　人身保險業(yè)務(wù)電子文件可以采取邏輯歸檔和物理歸檔兩種方式。

　　邏輯歸檔

　　進行邏輯歸檔時，在保證電子文件與其對應(yīng)的紙質(zhì)文件的歸檔內(nèi)容保持一致的條件下，可不改變原存儲方式和位置，而僅將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交。

　　邏輯歸檔的電子檔案的載體可以為硬件存儲設(shè)備等。

　　應(yīng)對記載電子檔案的硬件存儲設(shè)備的信息進行異地備份，并建立災(zāi)難數(shù)據(jù)恢復(fù)機制。

　　采取電子檔案邏輯歸檔方式的人身保險公司，應(yīng)有便捷的電子檔案查詢系統(tǒng)。

　　物理歸檔

　　在進行物理歸檔時，應(yīng)保證電子文件的歸檔內(nèi)容與其對應(yīng)的紙質(zhì)文件的歸檔內(nèi)容一致，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上，定期向檔案部門移交。

　　檔案管理人員按照規(guī)定的項目對電子檔案的真實性、完整性和有效性進行檢驗，確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限，由主管人員簽署審核意見后做好相關(guān)登記。

　　把帶有歸檔標(biāo)識的電子檔案集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式兩套，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子檔案，則在解密后再制作拷貝。

　　存儲電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上注明載體序號、卷宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期、用于閱讀電子檔案的計算機程序或操作系統(tǒng)版本等，歸檔后的電子檔案的載體設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。

　　對需要長期保存的電子檔案，在每一個電子檔案的載體中同時存有相應(yīng)的機讀目錄。

　　業(yè)務(wù)檔案的保管

　　保管期限

　　人身保險業(yè)務(wù)文件的保管期限必須劃分準(zhǔn)確， 保管期限可分為保險合同終止之日起 10年、保險合同終止之日起 6 年、檔案形成之日起 6 年三類（參見附錄二 業(yè)務(wù)文件保管期限表） 。

　　保管要求

　　人身保險公司必須設(shè)置與本公司檔案業(yè)務(wù)發(fā)展相適宜的檔案庫房。檔案庫房應(yīng)符合抗震、防盜、防火、防高溫、防水、防潮、防有害氣體、防鼠、防塵、防蟲、防霉、防強光等基本要求，保持適宜溫濕度。

　　物理歸檔的電子檔案應(yīng)嚴(yán)格按照電子檔案保管的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行， 應(yīng)直立存放于防塵、防垢、防變形的裝具中，定期對檔案進行抽樣檢查，如發(fā)現(xiàn)光盤、硬盤等存儲設(shè)備出現(xiàn)損壞等問題，應(yīng)及時搶救。

　　載有邏輯歸檔電子檔案的存儲設(shè)備應(yīng)由信息技術(shù)部門進行維護管理。

　　檔案管理人員調(diào)動崗位時應(yīng)在離職前辦理好檔案庫房和業(yè)務(wù)檔案的交接手續(xù)。

　　業(yè)務(wù)檔案的利用

　　查、借閱業(yè)務(wù)檔案應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，嚴(yán)格遵守登記和審批制度。

　　已經(jīng)采取電子檔案管理方式的，查閱檔案時，應(yīng)優(yōu)先查閱電子檔案，以保護檔案原件。

　　借閱人員歸還紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案后，檔案管理人員應(yīng)及時檢查，確保業(yè)務(wù)檔案為原件，如發(fā)現(xiàn)丟失、損壞、缺頁等情況，應(yīng)追究有關(guān)人員責(zé)任。

　　電子檔案不對外提供借閱利用。內(nèi)部查閱電子檔案一般使用查閱盤或采取通過授權(quán)對電子檔案管理系統(tǒng)查閱的方式。

　　業(yè)務(wù)檔案的鑒定與銷毀

　　人身保險公司應(yīng)對超過保管期限的檔案進行鑒定。鑒定工作應(yīng)由業(yè)務(wù)檔案管理部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對超過保管期限的檔案提出存毀意見。

　　對確定銷毀的檔案，要登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后予以銷毀。

　　經(jīng)核準(zhǔn)銷毀的紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案應(yīng)送本行政區(qū)域保密部門指定的造紙廠進行銷毀。

　　銷毀電子檔案的方式，包括銷毀實體和銷毀信息兩種。實體銷毀即焚毀或粉碎；信息銷毀即對電子檔案進行邏輯刪除或改錄信息。銷毀已經(jīng)物理歸檔的屬于保密范圍的電子檔案應(yīng)采用實體銷毀方式。

　　銷毀檔案時，必須有兩人監(jiān)銷，銷毀人員及監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字，嚴(yán)格防止業(yè)務(wù)檔案遺失和泄密。銷毀清單應(yīng)按照銷毀時間順序永久保存?zhèn)洳椤?/p>

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