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職場:別讓工作追著你跑

2018-07-25 08:00:01 無憂保

無憂保職場指南早報:你必須理清的問題包括:我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變?可否建議我,要從哪個地方開始?我應(yīng)該注意哪些事情,避免影響目標的達成?有哪些可用的工具與資源?對于許多人來說,拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力。在決定你該不該答應(yīng)對方的要求時,應(yīng)該先問問自己:“我想要做什么?或是不想要做什么?什么對我才是最好的?”你必須考慮,如果答應(yīng)了對方的要求是否會影響既有的工作進度,而且會因為你的拖延而影響到其他人?而如果你答應(yīng)了,是否真的可以達到對方要求的目標?“手邊的工作都已經(jīng)做不完了,又丟給我一堆工作,實在是沒道理。”但是有沒有可能問題是出在你自己身上?你有沒有適當?shù)胤从痴鎸嵡闆r?如果你不說出來,老板就會以為你有時間做這么多的事情。況且,他可能早就不記得之前已經(jīng)交待給你太多的工作。老板其實是需要被提醒的。你當然不可能同時完成這么多的工作,為什么不主動地幫助老板排定工作的優(yōu)先級?你不是不做,但是凡事有先有后。提醒一點,討論的過程中必須時時站在主管的立場思考,體諒他所面臨的壓力。你該做的是協(xié)助主管解決問題,而不是把問題推給主管。當然,更不應(yīng)該自己承受問題。多數(shù)人在向主管或是老板報告時,總是擔心信息不夠多。根據(jù)商業(yè)心理顧問公司的心理學(xué)家約翰·維佛所進行的研究,有10%到15%的人在面對老板時會有恐懼的心理。其實,這種擔憂是多余的。太多的信息會變得沒有重點,如果又缺乏解釋,對于老板一點幫助也沒有?!皟?nèi)容精簡,切中要點,最重要的是能夠幫助我快速地做決策?!边@是約翰遜詢問多位資深主管對于簡報內(nèi)容的要求時,所得出的普遍性結(jié)論。你要做的是利用重要的信息或是數(shù)據(jù)提出解釋,一定要有自己的觀點,而不是模棱兩可的描述。向老板報告時,要能精準地掌控時間。真正成功的簡報在于清楚而正確地傳達信息,創(chuàng)造溝通與對話的機會,進而讓對方因為你的簡報內(nèi)容而改變思維、決策或是行動。因此,重點不在于簡報,而是溝通的質(zhì)量。在做任何簡報之前,你必須思考以下三點原則:希望聽眾聽完簡報之后記得哪些重點?聽眾會有什么樣的感受?你希望他們聽完簡報之后有什么樣的決定?正確的過濾流程,第一步是先看信件主旨和寄件人,如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由,就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50%的郵件。第二步開始迅速瀏覽其余的每一封信件的內(nèi)容,除非信件內(nèi)容是有關(guān)近期內(nèi)(例如兩星期內(nèi))你必須完成的工作,否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25%的信件?!白钊菀组喿x、理解與回復(fù)的信件,最吸引我的注意?!边@是約翰遜在實施“追求簡單”的研究計劃時,一位資深主管對于電子郵件使用習(xí)慣的回答。你必須利用最小的空間、最少的文字,傳遞最多、最重要的信息,而且必須更容易閱讀,節(jié)省對方的時間。該怎么做呢?你必須:⒈把每一封電子郵件的內(nèi)容限制在大約在8到12句的范圍內(nèi)。⒉超過20個字就應(yīng)換行。⒊如果超過3行必須空行。不論你提出什么樣的想法或意見,每一次都是吃了閉門羹。如果真的遇到這樣的主管,完全沒有溝通的可能時,這時候你就不必再浪費時間或精力做無謂的溝通或是嘗試改變。這時你必須做出選擇:你是否能夠接受這樣的工作環(huán)境,凡事只依照主管的意見做事,還是你比較喜歡有自己發(fā)揮的空間。這是選擇的問題,無關(guān)乎好與壞。老板對你的信任來自你解決問題的能力。所以你必須從不同的角度去思考:什么是讓你的老板感到最頭痛的問題?是無法依照原定計劃完成,還是無法掌控情況,對于未來感到不確定?是希望員工能夠做得更多,以降低成本?當你在爭取預(yù)算時,必須先想清楚老板可能擔心的問題,作為你說服老板的理由,這是最有效的。而且,不要只強調(diào)你的單位或是部門的需求,你爭取預(yù)算的目的是為了幫助老板解決問題,達成目標。所以,你的重點在于老板所擔心的問題,而不是預(yù)算數(shù)字。當你第一次提出要求時,最重要的是讓老板了解你的提案,會議時間越短越好,最好不要超過15分鐘的時間。千萬不要在第一次提案的時候就直接要求需要多少預(yù)算,這樣通常不會有太高的成功率。你的目標應(yīng)該是有第二次討論的機會。如果老板愿意再次討論預(yù)算的問題,通常成功機會可高達八成以上。你要做的只有以下兩件事情:至少每個月詢問你的主管:“我做得如何?”盡量提出具體的問題,例如:“老板對于我所排定的進度是否有什么意見?”“我想會議流程非常順暢,你認為還有地方要改進的嗎?”你應(yīng)該隨時和主管溝通自己的工作表現(xiàn),而不是只有在每年一次的業(yè)績評量,這樣你可以事先知道自己的缺點在哪,及時做出改正,同時也可以了解主管的期望。至少每個月詢問:“原先的工作安排有沒有必要調(diào)整?”也許你的目標是在年初,甚至是前一年年底所定下的,然而外在的環(huán)境有所改變,先前所設(shè)定的目標勢必做出調(diào)整,所以應(yīng)該隨時確認最優(yōu)先的目標是哪些。

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