無憂保職場指南早報：新技術已經(jīng)在不知不覺中改變了人們的溝通和傳播方式。經(jīng)理人如果不能隨機應變，恐怕就會陷入另一個“郵件門”。“這件事傳得太廣，我都找不到工作了?！彪x4月9日瑞貝卡給他的老板回復郵件僅僅十幾天時間，“郵件門”的當事人瑞貝卡就發(fā)出了這樣的感嘆。僅僅一周左右的時間，一起老板和員工鬧矛盾的公司內(nèi)部的“家事”就傳遍了全國幾乎所有外企，成為各大外企員工和網(wǎng)絡輿論談論的熱點。這讓瑞貝卡始料未及。從上面的言語中，不難看出當事人有些后悔的意味。同樣后悔的應該還有瑞貝卡的老板陸純初。這樣的結果應該也是他始料未及的。一封郵件竟然惹來如此麻煩，自己的形象大打折扣不說，他似乎能聽到自己的老板這樣的微辭：“叫你來，不是讓你因為和下屬的矛盾給公司找麻煩的?！本蛢蓚€當事人來說，目前的結果都是他們始料未及和不愿意看到的。而之所以會出現(xiàn)他們始料未及的局面，一個值得經(jīng)理人思考的問題是，隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)在的溝通和傳播方式已經(jīng)發(fā)生了根本的變化，管理者是否意識到了，新的傳播方式將給你的工作帶來怎樣的變化？你又該如何應對變化帶來的管理問題呢？這可能會直接影響到經(jīng)理人的職業(yè)前途。溝通與傳播方式的改變使事件發(fā)生了質(zhì)變眾所周知，互聯(lián)網(wǎng)正以它快捷、方便、傳播范圍廣的特性改變著人們的溝通和傳播方式。就這件事來說，由于溝通和傳播方式的改變，使事件發(fā)生了質(zhì)的變化，從“家事”變成了公眾話題。首先，互聯(lián)網(wǎng)改變了瑞貝卡的老板和瑞貝卡的溝通方式。放在以往，如果人們碰到類似的事，大都會面對面的溝通，這種溝通方式的好處是，在交談的過程中，當事人的態(tài)度會有所收斂，一些過激的話可能不那么容易說出來。而且，事件不會被更多的不相干的人知曉。而在本次事件中，瑞貝卡的老板和瑞貝卡都選擇了電子郵件來溝通。瑞貝卡的老板在凌晨1點13分給瑞貝卡發(fā)去了責備的郵件，而且抄送了相關高管。瑞貝卡也是通過電子郵件把自己的怨氣發(fā)泄回去，而且還把范圍加大了，郵件同時抄送了北京、上海、成都、廣州的同事。電子郵件這種溝通方式的特點是，隨時都可以把自己的意見傳達給想要傳達的人，不受時間和空間的限制，也不需要跟這個或這些人見面?？梢哉f溝通方式的改變，使事件激化和擴大化。其次，互聯(lián)網(wǎng)改變了人們傳播的方式。以往，人們對某一事件的傳播大都是通過口口相傳，其傳播的速度和范圍總是有限的。如今，互聯(lián)網(wǎng)給了人們最快捷的傳播方式，只要點一下鼠標，一個信息就會在幾秒鐘之內(nèi)，傳到N個人那里。如此下去，這個消息就會呈幾何級發(fā)散出去，就像一塊石頭落入平靜的湖水，水波立即四漾，水波能達到的地方很遠很遠，根本不是你能想像的。享受著這種便捷傳播方式的人們，對這件事的處理是，近一周內(nèi)，瑞貝卡的郵件被數(shù)千外企白領接收和轉(zhuǎn)發(fā)，幾乎每個人都不止一次收到過郵件，其中流傳最廣的版本居然署名達1000多個，而這只是無數(shù)轉(zhuǎn)發(fā)郵件中的一個而已?？梢哉f，傳播方式的改變，使事件擴大化。分析整個事件，可以看出，該事件出現(xiàn)如此結果的原因之一是，經(jīng)理人沒有意識到溝通和傳播方式的改變，會給自己的管理帶來新的挑戰(zhàn)。挑戰(zhàn)與應對郵件門事件給經(jīng)理人提出了這樣的問題，溝通和傳播方式的改變，到底會給經(jīng)理人的管理帶來怎樣的挑戰(zhàn)？經(jīng)理人又如何去應對這樣的挑戰(zhàn)，使工作、甚至是自己的職業(yè)生涯順利發(fā)展呢？挑戰(zhàn)一：隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及和電信的發(fā)展，電子郵件、短信、即時通信成為了人們溝通的新方式?？梢哉f，科技的發(fā)展為經(jīng)理人的溝通增加了更多選擇。但是，無論哪種溝通方式都有它的優(yōu)點和缺點。電子郵件、短信等新的溝通方式，其優(yōu)點在于方便、快捷，不受時空限制等；但其缺點也很明顯，即，這種溝通方式因為不是面對面交流，溝通雙方無法獲得對方的說話語氣、表情等非語言溝通信號，可能導致溝通信息的失真，造成的結果很可能是溝通非但沒有達到解決問題的目的，反倒令矛盾激化。所以，對經(jīng)理人來說，溝通方式的增加以及新的溝通方式的方便快捷，并不代表把傳統(tǒng)的溝通方式放棄。多種選擇應該是為更順利的溝通服務的。這就要求經(jīng)理人在處理不同的事情時，需要對溝通的方式做出正確的判斷；也就是說，當遇到一件事情時，經(jīng)理人要考慮用哪種溝通方式更有利于解決問題。只有正確地運用了溝通的方式，才能使自己的工作達到想要的結果。根據(jù)心理學研究，發(fā)出信息的方式總是要影響接收信息的方式。在有效的溝通當中，55%來自視覺信號，38%來自聲音的信息，而只有7%是來自文字化的內(nèi)容。所以表情、語調(diào)以及肢體語言在成功交流時占著十分重要的地位，尤其是在解決一些人際之間問題的時候。北京竹馬文化管理咨詢有限公司總經(jīng)理馬思宇認為，經(jīng)理人在選擇溝通方式時，應該注意的幾個原則是：一、在確定業(yè)務分工、職責權限、正式授權等時，切忌停留在口頭表達上，而必須以正式的書面化文字明確記錄下來；二、在做出工作計劃、方案之前，作為領導人有必要廣泛征集員工的意見，以獲得更詳盡、更客觀現(xiàn)實的信息；宜采取多人共同參與、無領導式的小組討論形式，如頭腦風暴、逆向思維式討論等允許隨意表達而不加限制的方式；三、在處理員工之間以及員工與企業(yè)之間的糾紛時，為避免先入為主，宜采取當事人首先當面對質(zhì)，然后再分別談話或是通過文字化的方式進行溝通協(xié)調(diào)；四、在解決管理者個人與下屬之間的麻煩時，以及企業(yè)中常發(fā)生的上下級之間的績效談話時，面對面的交流是必不可少的，而且是傳遞正面信息、弱化負面信息的最重要最有效的溝通渠道。挑戰(zhàn)二：因為新的傳播方式有著能使信息成幾何級數(shù)擴散和傳播相對難以受到控制的特點，比如電子郵件既是公司內(nèi)部溝通的快捷工具，也是公司內(nèi)部與外部溝通的橋梁，所以即使借助郵件監(jiān)控系統(tǒng)，也無法完全阻止公司內(nèi)部郵件以轉(zhuǎn)發(fā)等形式在社會范圍內(nèi)傳播。而電子郵件失控的結果，正像本次事件一樣，其傳播速度之快，傳播范圍之廣令當事人沒有想到，而造成對公司乃至當事人的傷害也是根本料想不到的。因此，對經(jīng)理人來說，控制信息失控的方法，就是在選擇電子郵件等新的方式進行溝通時，一定要明確什么能說，什么不能說；即使能說的東西，也要講究說的方式，也就是怎么說。大多數(shù)新的傳播方式另外一個很重要的特點是，其傳播帶有信息制造者的原始信息，信息一旦傳播出去，其可信度是非常高的，人們對可信度高的信息更敏感，更容易形成對信息的關注，從而造成很大的影響。經(jīng)理人在考慮什么能說，什么不能說，能說的該怎么說時，馬思宇認為，應該注意的幾個原則是：一、文字信息是確鑿的證據(jù)，當對某些人或事做評價時，一定要考慮到當事人獲知后的反應，以及因此造成的影響。二、用詞不當或是隨意性太強的表述都有可能導致誤解，尤其是一些敏感性話題，更不宜以文字的方式出現(xiàn)在E-mail或即時通信中。三、按自己的思路去思考，但不要忽略別人的感受，面對面交流時傾聽和耐心都是經(jīng)理人必備的素質(zhì)，也是溝通成功的保證。四、發(fā)送郵件時要想清楚什么人該“發(fā)送至(copyto)”，什么人該“抄送（cc）”，什么人該“密送（bcc）”。收件人同樣要遵守這一規(guī)則。（原則上，要求對方據(jù)此執(zhí)行或負責的才作為發(fā)送的對象；抄送意味著知道就可以了；而密送表示發(fā)送者不希望別人知道僅告知了你。）來源:網(wǎng)絡

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