無憂保職場(chǎng)指南早報(bào)：不屬于自己分內(nèi)事的工作到底該不該做？這是很多職場(chǎng)人士的困惑，實(shí)際上對(duì)額外工作來者不拒或者是直接拒絕都不是好的應(yīng)對(duì)之策，短期內(nèi)會(huì)出現(xiàn)同事關(guān)系緊張、自身工作壓力巨大等問題，長(zhǎng)期看來，還會(huì)危害到你的職業(yè)生涯發(fā)展。那么，睿智的職場(chǎng)人該如何應(yīng)對(duì)外來工作呢？

　　作為職場(chǎng)新人，很多人接受了前輩諸如“多干活鍛煉能力”的勸告，硬著頭皮接下了許多不屬于職業(yè)范圍的工作。當(dāng)然，做完這些工作，能力和經(jīng)驗(yàn)必然是有部分增長(zhǎng)的，但提升遠(yuǎn)非很大，前輩們那些“苦口婆心”的教導(dǎo)其實(shí)都是騙人的，絕大部分是壓榨新人罷了。

　　作為職場(chǎng)新人，你正在忙于你自己的工作，但是你的前輩將一個(gè)不緊急的工作交給你，你與其確認(rèn)了并沒有完成期限，就忙自己手上的工作，但過了幾天，前輩找你確認(rèn)工作的進(jìn)度。因此，你不得不放下手頭的工作，專門為前輩趕工。

　　前輩當(dāng)時(shí)之所以一口咬定事情不急，不排除他只想讓新人接下任務(wù)，一旦新人接下，之后必然會(huì)催進(jìn)度。這種情況，該怎么處理呢？

　　額外任務(wù)，不能來者不拒

　　由此可見，前輩們那種貌似頭頭是道的教誨簡(jiǎn)直是“毀人不倦”。其實(shí)，“多干活有好處”是一個(gè)很籠統(tǒng)很忽悠的觀點(diǎn)。沒原則、沒節(jié)制、沒技巧地多干活，到頭來即便不累死也落得個(gè)吃力不討好的下場(chǎng)。試想一下，假如那位同學(xué)在前輩的催促下十萬火急地幫其趕工，而耽誤了自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目，他的直線上司會(huì)怎么看？與他共同負(fù)責(zé)一個(gè)項(xiàng)目的同事會(huì)怎么想？假如他當(dāng)初不答應(yīng)前輩的要求，或者即便答應(yīng)了還是以自己的項(xiàng)目為重不顧前輩的催促按既定步調(diào)工作，那前輩會(huì)怎樣對(duì)待他？會(huì)不會(huì)在別人面前說一些對(duì)他不利的話？這種額外塞過來的任務(wù)，接不是，不接也不是，真是進(jìn)退兩難、危機(jī)四伏。

　　值得注意的是，對(duì)額外任務(wù)來者不拒，不僅會(huì)在短期內(nèi)造成人際關(guān)系緊張、自身工作壓力過大的危機(jī)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，還會(huì)對(duì)自己的職業(yè)生涯發(fā)展造成隱患和障礙。原因很簡(jiǎn)單，那些找人代勞的人也不是傻瓜，什么事能委托給他人什么事得自己親手掌控他們分辨不出來嗎？能夠隨意讓他人代勞的事十之八九效益小、附加值低，這種雜事干得再多也不會(huì)對(duì)職業(yè)技能的精進(jìn)帶來多少實(shí)質(zhì)性幫助。

　　而且，經(jīng)常忙于替別人處理雜務(wù)，就會(huì)無可避免地占用自己處理正事的時(shí)間，精力和思維。再者，雜活接得越多就越難以拒絕，越難以拒絕就越接越多越演越烈，形成”剪不斷理還亂“的惡性循環(huán)。

　　因此，長(zhǎng)期對(duì)別人塞過來的事務(wù)來者不拒，勢(shì)必分散自己的注意力、降低自己的時(shí)間利用率、稀釋自己的專業(yè)技能、損害自己的職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

　　如何處理額外任務(wù)？

　　那么，是不是說咱們應(yīng)該一概拒絕所有額外任務(wù)，埋頭專注于自己的本職工作呢？不是的，不要?jiǎng)硬粍?dòng)就搬出“all or nothing”的態(tài)度，它不夠成熟，也不夠理智。來者不拒危害巨大，但一概拒絕的壞處也是可想而知的。一個(gè)在工作中不愿對(duì)別人施以援手的人，等于在自己周圍筑起一堵高墻把自己困在其中，隔絕了與他人建立關(guān)系以及讓自己多作嘗試的可能，最終作繭自縛孤立無援。

　　職場(chǎng)人需要明白的是，各種額外任務(wù)不期而至是職場(chǎng)中的一種常態(tài)。只要咱們懂得適當(dāng)周旋妥善處理，就不會(huì)被沒必要沒價(jià)值甚至有風(fēng)險(xiǎn)的額外任務(wù)所累，也不會(huì)錯(cuò)過有意義有價(jià)值甚至有發(fā)展?jié)摿Φ墓ぷ鳈C(jī)會(huì)。

　　那么，該如何應(yīng)對(duì)額外任務(wù)呢？

　　1. 明確界限

　　弄清楚兩個(gè)界限：一、自身職責(zé)范圍；二，你與對(duì)方的工作關(guān)系。

　　工作業(yè)績(jī)總是與工作職責(zé)掛鉤的。企業(yè)中每個(gè)崗位的責(zé)任，是通過完成自身職責(zé)范圍內(nèi)的任務(wù)，為自己所在的部門創(chuàng)造業(yè)績(jī)。因此，你的職責(zé)范圍以及你所在部門的職能范圍就是用來區(qū)分哪些活該干哪些活不該干的第一道界限。盲目地幫助別人，只會(huì)讓自己陷入里外不是人的尷尬境地。

　　工作任務(wù)總是與工作關(guān)系掛鉤的。把額外任務(wù)塞給你的人是誰？是上司還是同事？是部門內(nèi)的同事，還是部門外的同事？是合作關(guān)系強(qiáng)的同事，還是合作關(guān)系弱的同事？是花錢買公司的產(chǎn)品為公司帶來利潤(rùn)的客戶，還是收取公司的費(fèi)用為公司提供服務(wù)的供應(yīng)商？這些關(guān)系之中，孰輕孰重，必須掂量清楚。

　　2. 了解期望

　　既然別人把一件事交托給你，不管這件事是大還是小，他都會(huì)有一定的期望。沒弄清楚對(duì)方的期望就把活接下來，就等于埋下一顆不定時(shí)炸彈，以后事情的發(fā)展將不受你的控制。拿前面的案例來說，同學(xué)在接受前輩交給的任務(wù)之前，一再詢問任務(wù)的完成時(shí)限，對(duì)方只有一個(gè)答案——不急，而后面卻改口了。大家有沒有想過，這種變化的根源，除了有可能是前輩故意說好話讓同學(xué)把任務(wù)接下之外，還存在其他的可能性，比如說：

　　前輩當(dāng)時(shí)還沒想好這件任務(wù)需要在什么時(shí)候完成；

　　前輩認(rèn)為，需要馬上完成的事情才叫急，而他可以給這位小輩三周的時(shí)間，這就叫不急；

　　前輩本來也認(rèn)為這件事情不急，可后來事態(tài)的發(fā)展或者領(lǐng)導(dǎo)的要求超出了他的估計(jì)。

　　為了有效地降低不確定性，盡量把不可控變成可控，你就需要在接受任務(wù)之前充分地了解對(duì)方的期望。所謂“充分了解”，就是從多個(gè)維度向?qū)Ψ剿魅⌒畔?。這里可以使用一個(gè)簡(jiǎn)單實(shí)用的信息收集方法——5W2H。

　　when=什么時(shí)候開始，什么時(shí)候結(jié)束；

　　what=要做些什么，達(dá)到什么效果；

　　where=在哪里做；

　　who=與哪些人聯(lián)系、向哪些人請(qǐng)示、和哪些人合作；

　　why=做這件事的目的是什么；

　　how=以何種方式、流程或者技術(shù)手段來做；

　　how much=預(yù)算成本是多少

　　你的提問，不是在為難對(duì)方，更不是拒絕對(duì)方，而是在幫助對(duì)方理清思路。你問得越細(xì)對(duì)方就想得越清楚。說不定有了你的提問，對(duì)方才發(fā)現(xiàn)自己的想法還不成熟，他需要回頭整理一下，再過來找你幫忙。

　　在了解期望的過程中，你需要根據(jù)自己的實(shí)際情況，逐一審視這些期望。然后誠(chéng)懇地告訴對(duì)方，哪些期望你可以辦到，哪些你辦不到，以便對(duì)方進(jìn)行考慮和選擇。

　　3. 達(dá)成協(xié)議

　　當(dāng)你完成了第一步，知道這件額外的任務(wù)，不會(huì)與自己的本職工作以及部門的利益和原則產(chǎn)生沖突；然后你又完成了第二步，明確了那些你力所能及，又符合對(duì)方期望的事項(xiàng)。接下來就是第三步了，把你與對(duì)方商定的事情變成協(xié)議。

　　所謂“定協(xié)議”，就是給對(duì)方發(fā)一封郵件。郵件的內(nèi)容是一個(gè)action plan，告訴對(duì)方你打算如何完成這個(gè)任務(wù)。這樣做不但看起來順理成章，而且顯得你做事既負(fù)責(zé)又細(xì)致。聰明的你自然會(huì)明白，這是用白紙黑字的方式把雙方商定的各種要素確定下來。對(duì)于你來說，這是一種自我保護(hù)機(jī)制。

　　如果把任務(wù)交給你的人是你的上司，把這封郵件發(fā)給他就行了；如果對(duì)方是一個(gè)同事，不管他與你是不是在同一個(gè)部門，你都要把這封郵件抄送給你的直線上司。這樣做不單是表達(dá)對(duì)直線上司的尊重，也是對(duì)你的一種保護(hù)機(jī)制。上司成了這個(gè)協(xié)議的見證人，對(duì)方想變卦也沒那么容易了。

　　即便像前面的案例那樣，對(duì)方突然對(duì)完成時(shí)限的要求發(fā)生了變化，作為知情人的上司也可以幫助進(jìn)行調(diào)劑。假如發(fā)生了什么意外狀況的話，說不定上司還可以給你額外的指導(dǎo)或幫助呢。

　　當(dāng)別人把額外任務(wù)塞給你的時(shí)候，你可以試試這三步：一、明確界限；二、管理期望；三、達(dá)成協(xié)議，從而過濾掉那些不該接的活兒，并且在那些該接的活兒上設(shè)置有效的自我保護(hù)機(jī)制。

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