無憂保職場指南早報：時間是最公平的，分給每個人同樣的24小時，有些人能在固定的時間內(nèi)把工作完成得漂漂亮亮，有的人在大家全部下班后還要馬不停蹄地加班，究其原因，是因?yàn)槟切┬矢叩娜擞?0%的上班時間來做最重要的工作。

　　如何提高腦力勞動者工作效率？答案異常簡單，即避免次要的工作或?qū)⑵浞峙浣o他人，代之以增值性任務(wù)。研究發(fā)現(xiàn)，腦力勞動者在不必要的任務(wù)上耗費(fèi)了大量時間，而這些任務(wù)幾乎不能帶來任何個人成就感，因?yàn)橥鶕Q作他人也能完全勝任。

　　既然如此，人們?yōu)槭裁匆廊粯反瞬黄＃恳驗(yàn)闇p輕自己的工作量，說比做容易。我們都有一種與生俱來的本能，放不下那些讓我們感覺忙碌并因而帶來成就感的工作。與此相對，我們的老板總在不斷努力用更少的人做更多的事，只要在我們能接受的范圍內(nèi)，他們會盡可能讓我們承擔(dān)更多責(zé)任。

　　但我們相信，這可以改變。腦力工作者能通過以下方法提高自身工作效率：主動思考時間管理；找出對自己和組織最重要的工作；放下或創(chuàng)造性地外包剩下的工作。

　　時間困境的原因

　　對管理者而言，腦力勞動者可不是省心的對象。他們的工作內(nèi)容不易觀察（因?yàn)楹芏喽及l(fā)生于頭腦中），工作質(zhì)量在考察上常帶有主觀性。管理者可能懷疑員工的時間分配效率低，但想診斷問題卻困難重重，更不要說提供解決方案了。

　　即使那些最敬業(yè)、表現(xiàn)最突出的人也會將大量時間花在枯燥和毫無附加值的工作上，例如案頭工作和組織的跨部門管理（比如，會見其他部門的同事）。這些工作對腦力勞動者而言，可產(chǎn)生的個人益處極少，對公司的價值也極低。

　　任何進(jìn)步，即使只發(fā)生在細(xì)微環(huán)節(jié)上，都能讓我們獲得一種更投入、更滿意的感覺。雖然將開會視為浪費(fèi)時間的斥責(zé)之聲眾多，但這種方式卻為人們提供了彼此交流和合作的機(jī)會。

　　組織也應(yīng)對這種不甚理想的工作效率負(fù)責(zé)。在過去十年間，削減開支成為主流。像其他人一樣，腦力勞動者也不得不接手一些低價值的任務(wù)，例如安排出行等。這些任務(wù)會分散他們做正事的精力。雖然商業(yè)信心正在逐漸恢復(fù)，但很多公司對于招聘仍然畏首畏腳，尤其是行政性職位。

　　不僅如此，諸多行業(yè)都面臨著復(fù)雜的監(jiān)管環(huán)境和更嚴(yán)厲的控制體系，這種傾向正愈演愈烈，導(dǎo)致公司出現(xiàn)一種“厭惡風(fēng)險”的文化，擁有豐富經(jīng)驗(yàn)的員工不愿意將工作分配給欠缺經(jīng)驗(yàn)的員工。結(jié)果可想而知，因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)人手不夠、技能欠佳，所以管理者的日程安排有如噩夢，各種要開的會議遠(yuǎn)超過應(yīng)參加的上限。

　　優(yōu)化時間的5步流程

　　1. 識別低價值任務(wù)

　　通過我們的自我評估工具，在你每天的工作中找出：（1）對你或公司不太重要的工作；（2）相對容易放棄、委派或外包的工作。腦力勞動者至少有1/4的工作同時屬于以上兩種類型，所以你應(yīng)該努力在每周中找出十小時處理此類工作。

　　2. 處理低價值任務(wù)

　　你可以將低價值任務(wù)歸成三類：速斃類（可以立即放手并且不會帶來負(fù)面效果的任務(wù)）；可卸載類（無需費(fèi)神就能下達(dá)給他人的任務(wù)）和需重新規(guī)劃類（需要進(jìn)行架構(gòu)重組或大變更的任務(wù)）。研究參與者發(fā)現(xiàn)，這個方法使他們不得不仔細(xì)反思自己對組織的真正貢獻(xiàn)。

　　問自己當(dāng)初是不是應(yīng)該接手這個任務(wù)？能不能把它交給下屬？下屬能否勝任？這樣我能分辨出哪些工作對銀行或?qū)ξ叶跃哂袃r值，哪些工作我們壓根不應(yīng)該勞神。你應(yīng)該做的一個重大改變就是早早地拒絕低價值任務(wù)，從頭就不參與其中。

　　3. 卸下包袱

　　將工作委派他人一開始往往最難，但最終效果卻很好。你可能總在不斷擔(dān)心交出去的工作結(jié)果會怎樣，還可能總忘記“督促、鼓勵和跟蹤”。但將2%-20%的工作委派他人后，團(tuán)隊(duì)和個人成績也許不會有任何下滑。相反，團(tuán)隊(duì)成員的共同成長會讓你感到振奮，經(jīng)過磨合，你的團(tuán)隊(duì)會變得更加高效。這樣做的額外好處是級別較低的員工能獲得更多的參與機(jī)會。

　　4. 規(guī)劃省出的時間

　　這樣做是為了保證你做事迅速而且成效突出。因此，接下來你需要找出能夠最大程度優(yōu)化省出時間的方法。寫下兩到三件你應(yīng)做但未做的事，記到本子上，并評估你在時間利用上是否能更加高效。

　　通過以上方法，你就可以提前下班，享受與家人的相聚時光了。這不僅讓你變得更快樂，而且可以提高第二天的工作效率。

　　5. 堅(jiān)持計(jì)劃

　　雖然我們提出的計(jì)劃是一個完全自我指導(dǎo)的過程，但把它分享給你的老板、同事或?qū)熗瑯臃浅Ｖ匾Ｄ銘?yīng)該告訴他們你放棄了哪些任務(wù)和放棄的原因，另外最好隔幾周就與他們分享下你的收獲。如果不這么做，你很容易倒退到最初的狀態(tài)，重犯以前的壞習(xí)慣。

　　這個干預(yù)方法基本不需要付出任何努力或依靠管理層指令，就可以在很大程度上提高腦力勞動者的工作效率。當(dāng)然，這種改變并非易事。但所有參與者都認(rèn)為這種練習(xí)是一種有效的“強(qiáng)制機(jī)制”，幫助他們成為更更高效、更投入的管理者。

　　你不需要對組織、工作流程或商業(yè)模式做出任何改變和改革，就能像他們一樣。你惟一要做的是提出正確的問題，并用行動做出正確的回答。畢竟，作為一名腦力勞動者，頭腦判斷力不正是你的強(qiáng)項(xiàng)嗎？

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